Zahlungserinnerung Vorlage

Eine Zahlungserinnerung ist eine Mitteilung an einen Kunden, dass eine Rechnung fällig ist und noch nicht beglichen wurde. Sie dient als freundliche Erinnerung, um den Kunden zur Zahlung aufzufordern, bevor weitere Massnahmen ergriffen werden.

Beim Schreiben einer Zahlungserinnerung sollten Sie höflich und direkt sein. Beginnen Sie mit einer freundlichen Anrede, erwähnen Sie dann die Details der ausstehenden Zahlung (Rechnungsnummer, Datum, Betrag), und setzen Sie ein neues Zahlungsziel.

Bieten Sie bei Unklarheiten Hilfe oder Klärung an und schliessen Sie das Schreiben freundlich ab, indem Sie sich für die schnelle Bearbeitung bedanken und Ihre Bereitschaft zur Unterstützung ausdrücken. Es ist wichtig, professionell und kundenorientiert zu bleiben, um die Geschäftsbeziehung nicht zu belasten.

Eine höfliche Zahlungserinnerung beginnt mit einer freundlichen Begrüssung, gefolgt von einem sachlichen, nicht vorwurfsvollen Hinweis auf die ausstehende Zahlung und deren Einzelheiten (Rechnungsnummer, Fälligkeitsdatum).

Man bietet seine Hilfe an, falls Fragen auftauchen, und schliesst mit einem Dank für die schnelle Erledigung und einer positiven, zukunftsorientierten Bemerkung. Die Balance zwischen Höflichkeit und der klaren Erwartung einer schnellen Zahlung muss bei einem solchen Schreiben beachtet werden.

Kunden sollten an die Zahlung erinnert werden, sobald die Zahlungsfrist überschritten ist. Idealerweise wird die erste Zahlungserinnerung kurz nach dem Fälligkeitsdatum der Rechnung verschickt, um dem Kunden zu signalisieren, wie wichtig es ist, die Rechnungen pünktlich zu bezahlen.

In der Schweiz ist das Mahnwesen nicht gesetzlich geregelt.
Viele Schweizer Unternehmen entscheiden sich zunächst für eine Zahlungserinnerung, um den Kunden höflich und freundlich an die ausstehende Zahlung zu erinnern. Es kann jedem passieren, dass er eine Rechnung mal vergisst.

Daher sollte zunächst von einem Versehen ausgegangen werden. Tatsächlich gibt es keine Trennung zwischen Zahlungserinnerung und Mahnung, der Übergang ist fliessend. Im Prinzip müsste man in der Schweiz gar nicht mahnen, sondern könnte theoretisch direkt die Betreibung einleiten. Der gesunde Menschenverstand gebietet jedoch, zuerst eine «friedliche» Lösung für die ausstehende Zahlung zu finden.

Ja, es ist üblich und akzeptabel, Zahlungserinnerungen per E-Mail zu versenden. Diese Methode ist schnell, kostengünstig und ermöglicht eine einfache Nachverfolgung der Kommunikation.
In der Schweiz gibt es keine spezifischen gesetzlichen Bestimmungen, die das Mahnwesen im Detail regeln.

Unternehmen haben eine gewisse Flexibilität bei der Gestaltung ihres Mahnwesens. Üblich ist ein mehrstufiges Mahnwesen, das mit einer freundlichen Zahlungserinnerung beginnt und bei Bedarf bis zur formellen Mahnung eskaliert. Wichtig ist, stets professionell und kundenorientiert vorzugehen, um die Geschäftsbeziehung nicht zu gefährden.