Briefvorlagen

Eine Briefvorlage ist eine vorgefertigte Dokumentenvorlage für die Erstellung von Briefen.

Sie enthält die korrekte Gestaltung und Anordnung der einzelnen Briefelemente wie Absenderadresse, Empfängeradresse, Betreff, Grussformel usw. nach den geltenden Normen und Standards.

Die erste Zeile der Empfängeradresse beginnt 52 mm von oben. Linksadressierungen beginnen 26 mm von links, Rechtsadressierungen 117 mm von links.

Sowohl die linke als auch die rechte Adressierung entsprechen der Schweizer Norm. Daher findet man in der Schweiz Couverts mit Sichtfenstern links und rechts.

Um Briefvorlagen in Microsoft Word zu finden, kannst du folgende Schritte befolgen:

Öffne Microsoft Word

Klicke auf „Datei“ im Menü und dann auf „Neu“.

Im Bereich „Neu“ siehst du eine Suchleiste, in der du nach Vorlagen suchen kannst. Gib „Brief“ oder „Briefvorlage“ ein und drücke die Eingabetaste.

Word zeigt eine Auswahl an verfügbaren Briefvorlagen. Diese können offizielle Geschäftsbriefe, einfache Schreibvorlagen oder spezifischere Formate wie Lebensläufe oder Anschreiben umfassen.

Wähle die gewünschte Vorlage aus, indem du darauf klickst. Sie wird dann in einem neuen Dokument geöffnet und du kannst sie nach deinen Wünschen anpassen und bearbeiten.

Um einen offiziellen Brief zu schreiben, beginnst Du mit der Formatierung des Dokuments. Ein offizieller Brief sollte auf weissem Papier gedruckt oder in einem entsprechenden digitalen Format erstellt werden.

Oben links platzierst Du Deine Adresse, gefolgt von Datum und, einige Zeilen darunter, der Adresse des Empfängers. Der Briefkopf kann auch den Namen und die Position des Absenders sowie Kontaktdaten enthalten.
Am besten verwendest Du eine Vorlage von TEMPLATOR.CH. Der Vorteil an diesen Vorlagen ist, dass diese bereits vorformatiert sind und Du direkt mit dem Schreiben des Textes anfangen kannst.

Der nächste Schritt ist die Anrede. Wenn Du den Namen des Empfängers kennst, kannst Du ihn so ansprechen: „Sehr geehrte Frau [Nachname]” oder „Sehr geehrter Herr [Nachname]”. Wenn Du den Namen nicht kennst, kannst du den Empfänger so ansprechen: „Sehr geehrte Damen und Herren”.

Im Hauptteil des Briefes solltest Du klar und präzise sein. Beginne mit dem Grund für Deinen Brief, erläutere die notwendigen Details und schliesse mit der Aktion, die du vom Empfänger erwartest, beispielsweise eine Antwort, eine Bestätigung oder eine spezifische Massnahme.

Abschliessend formulierst Du einen höflichen Schlusssatz, wie „Mit freundlichen Grüssen”, gefolgt von Deiner Unterschrift und Deinem gedruckten Namen.

Der Einleitungssatz eines Briefes ist der erste Satz oder Absatz, der unmittelbar auf die Anrede folgt. Er spielt eine wichtige Rolle, da er den Ton für den gesamten Brief vorgibt und oft dazu dient, den Zweck des Schreibens zu verdeutlichen.

In einem offiziellen Brief sollte der Einleitungssatz professionell und auf den Punkt gebracht sein, um den Leser sofort über das Hauptanliegen des Schreibens zu informieren.

Ein Geschäftsbrief endet mit einem formalen Abschluss, der aus mehreren Elementen besteht: dem Schlusssatz, der Grussformel und der Unterschrift.

Der Schlusssatz des Briefes fasst das Anliegen kurz zusammen und/oder drückt die Erwartung an eine zukünftige Reaktion aus. Ein Beispiel könnte sein: „Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung bis zum 30. April“ oder „Für weitere Fragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung“.

Die Grussformel signalisiert das Ende des Briefes und sollte dem formalen Ton des restlichen Briefes entsprechen. Gängige Formulierungen sind „Mit freundlichen Grüssen“ oder „Freundliche Grüsse“.
Die Grussformel steht in der Regel zwei Zeilen unter dem letzten Satz des Brieftextes, um Platz für die Unterschrift zu schaffen.

Direkt unter der Grussformel folgt die eigenhändige Unterschrift.
Bei gedruckten oder digitalen Briefen wird häufig eine eingescannte Unterschrift verwendet.
Unter der Unterschrift sollte der Name des Absenders stehen, um die Lesbarkeit zu gewährleisten und den persönlichen Bezug zu betonen. Optional kann hier auch die Position oder Abteilung des Absenders angegeben werden.

Der Schlusssatz eines Briefes ist entscheidend, da er den letzten Eindruck beim Leser hinterlässt und oft dazu dient, die Hauptintention oder die erwartete Handlung hervorzuheben.
Bei der Formulierung eines Schlusssatzes sollten einige Aspekte berücksichtigt werden:

Der Schlusssatz sollte klar und höflich formuliert sein. Er sollte die Kernaussage des Briefes bekräftigen und den Empfänger höflich zu einer Reaktion oder Handlung auffordern.

Wenn eine bestimmte Reaktion des Empfängers erwünscht ist, sollte dies direkt und unmissverständlich formuliert werden. Zum Beispiel: „Ich bitte Sie, mir Ihre Entscheidung bis zum 15. Mai mitzuteilen.

Es ist üblich und höflich, dem Leser für seine Zeit und Aufmerksamkeit zu danken. Zum Beispiel: „Vielen Dank im Voraus für Ihre prompte Antwort“.

In einem unfreundlichen Brief ist es trotzdem wichtig, professionell und respektvoll zu bleiben. Auch wenn der Ton des Schreibens konfrontativ oder ernst ist, sollte die Anrede höflich und formell sein. Dies hilft, die Professionalität zu wahren und mögliche rechtliche oder ethische Probleme zu vermeiden.

Gemäss DIN 5008 ist es möglich, die Grussformel abzuwandeln. So finden sich bei Briefen mit unangenehmem Inhalt Grussformel wie „Es grüsst Sie“, „In der Hoffnung auf eine klärende Antwort“ oder „Mit der Bitte um baldige Antwort“ oder einfach „Besten Dank im Voraus“.

Die Wahl der Grussformel hängt davon ab, wie man zum Empfänger steht und worum es geht. „Mit freundlichen Grüssen“ ist eine gängige Formel, die in sehr vielen Briefen verwendet wird. Diese Formulierung ist neutral und professionell, kann aber in manchen Situationen als formell oder distanziert empfunden werden.

Wenn Sie etwas wärmer oder spezifischer klingen wollen, können Sie auch folgende Formulierungen verwenden:

Herzliche Grüsse – Diese Grussformel ist wärmer und persönlicher. Sie wird oft in Briefen verwendet, wenn man eine bekannte oder freundliche Beziehung zum Empfänger hat.

Viele Grüsse – Auch diese Formulierung ist freundlich und etwas informeller. Sie ist geeignet für weniger formelle oder vertrautere Kommunikation.

Beste Grüsse – Diese Formulierung ist sehr neutral und kann sowohl in Briefen als auch eMails verwendet werden.

Freundliche Grüsse: Eine leicht variierende und abgekürzte Alternative zu „Mit freundlichen Grüssen“. Insbesondere in der Schweiz wird oft diese Formulierung verwendet.